Wir bekommen trotz dieser Anleitung derzeit viele fehlerhafte VIF-Formulare zurück, weil diese nicht vollständig gelesen wird. Fehlerhafte VIF-Formulare werden aber nicht akzeptiert, sondern gehen retour. Sie müssen dann unter Umständen ein zweites Mal zum Notar. Nur sorgfältiges LESEN bewahrt Sie also vor doppelten Kosten und verplemperter Zeit.
Seit der jüngsten Reform des irischen Gesellschaftsrechts durch den Companies (Corporate Enforcement Authority) Act 2021 müssen sich die Geschäftsführer einer irischen Limited beim Companies Registration Office (CRO) identifizieren und ihre persönlichen Daten überprüfen lassen.
Für in Irland ansässige Personen genügt dazu die Mitteilung der irischen Sozialversicherungsnummer (Personal Public Service Number, PPS). Personen, die über keine PPSN verfügen, müssen stattdessen eine "Verified Identity Number" (VIF) beantragen, und zwar mit einem dafür vorgesehenen Formular, der VIF Form (Declaration as to Verification of Identity).
Dieses Formblatt muss
des jeweiligen Geschäftsführers enthalten. Die Personalangaben und die Unterschrift des Geschäftsführers auf dem Formular müssen von einem Notar bestätigt werden.
Bei Ausländern im Sinne von nicht in Irland ansässigen Personen kann die Bestätigung von einem Notar Vorort im Heimatland durchgeführt werden. Eine Reise nach Irland ist nicht erforderlich.
Bitte füllen Sie das VIF-Formular wie folgt aus und lassen Sie uns die bestätigte Version dann als hochwertigen Scan per Email zukommen.
Es müssen hier die folgenden Personalangaben eingetragen werden. Die Nationalität und das Wohnland müssen auf Englisch angegeben werden, nicht auf Deutsch.
Das Formular kann am Computer oder auch handschriftlich ausgefüllt werden. Wenn handschriftlich, dann müssen die Angaben in BLOCKBUCHSTABEN und vor allem leserlich eingetragen werden.
Auf dieser Seite müssen wie abgebildet der Name des Geschäftsführers und die Angaben zum Notar (oben: Name, weiter unten unter "AT" die VOLLSTÄNDIGE Anschrift des Notars) eingetragen werden.
Das zweite Kästchen in der Mitte muss angekreuzt werden, und angegeben, ob die Identifizierung über einen Ausweis (Identity Card) ODER einen Reisepass (Passport) erfolgt ist.
In den Feldern, die rot markiert sind, müssen die beiden Unterschriften platziert werden. Oben die des Geschäftsführers, unten die des Notars.
Bitte beachten Sie, dass das Formular retourniert wird, sollte bei PART C auch nur eine einzige Angabe fehlen. Sie müssen dann unter Umständen noch mal zum Notar rennen und noch mal zahlen.
Ein Anhang ist prinzipiell weder nötig noch gefragt. In der Praxis hängen Notare aber trotzdem gerne zusätzlich noch ein Blatt mit einem eigenen, betont bedeutungsvollen Erklärungstext an. Das ist OK ist, sofern dieser auf Englisch ist oder auch auf Englisch zusätzlich zur deutschen Version der Ausführungen. Rein deutsche Versionen werden abgelehnt, weil die Amtssprache in Irland Englisch ist und nicht Deutsch.
Ein solcher Anhang ersetzt NICHT die Angaben in PART C. Bleibt PART C leer oder wird nur unvollständig ausgefüllt, wird der Antrag retourniert.
Hinweis für den Notar: Es muss nicht der Inhalt des Formulars bestätigt werden, d. h. es geht ausdrücklich nicht um eine Beurkundung des Ganzen, sondern lediglich um die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift und der Identität des Unterzeichners.
Achtung Ordnungszahlen: Bei der Datumsangabe unten rechts – die ebenfalls auf Englisch erfolgen muss – sollte die Ordnungszahl (erster, zweiter, dritter) verwendet werden, wobei einfach nur ein th an die jeweilige Zahl angehängt wird, wie z. B. 5th. Mit Ausnahme von:
Der Scan sollte möglichst hochwertig sein und müssen zwingend im Format DIN A4 angelegt sein. Wenn Sie keinen Scanner haben, dann können Sie auch mit Ihrem Handy die Scans anfertigen, was aber nur mit einer Scan-App funktioniert, die DIN-A4-Scans liefert. Handyfotos haben ein anderes Format, das NICHT akzeptiert wird.