Vor der Bestellung von Firmendokumenten für gerichtliche oder behördliche Zwecke – oder auch für Banken – muss zunächst eruiert werden, welches Dokument bzw. welche Dokumente genau den anvisierten Zweck erfüllen, da irische Firmendokumente sowohl von der Form als auch vom Inhalt her von den in Deutschland gebräuchlichen Firmendokumenten unterscheiden.
Wenn eine Bank oder ein Gericht bzw. eine Behörde in Deutschland zum Beispiel einen irischen „Handelsregisterauszug“ verlangt, dann wird davon ausgegangen, dass dieser von Form und Inhalt her genauso aussieht wie ein deutscher Handelsregisterauszug, was aber schlichtweg nicht der Fall ist.
Klar definiert ist nur die Satzung (Gesellschaftsvertrag) der Gesellschaft, die in Irland als Constitution bezeichnet wird. Alle anderen Firmendokumente gibt es in dieser Form in Deutschland nicht, sodass im Vorfeld mit der zuständigen Stelle abgeklärt werden muss, welche Dokumente – von den erhältlichen – konkret geliefert werden sollen und in welcher Form. Das wiederum ist abhängig von der Frage, welche Sachverhalte überhaupt belegt werden sollen.
Diese Fragen sind mit demjenigen zu klären, für den die Unterlagen bestimmt sind: dem Rechtspfleger bzw. Amtsrichter beim Registergericht bzw. dem Sachbearbeiter beim jeweiligen Amt. Die Meinung von Notaren ist in diesem Kontext nicht ausschlaggebend, da diese keine Entscheidungsbefugnis haben, sondern diese liegt ausschließlich beim jeweiligen Gericht bzw. Amt. Das bedeutet, dass Sie oder der Notar im Zweifelsfall vorab mit dem Gericht oder Amt Kontakt aufnehmen müssen.
In keinem Fall entscheiden wir, ob Dokumente für einen gegebenen Vorgang hinreichend sind oder nicht, sondern die Auswahl muss zwingend vom Rechtspfleger/Amtsrichter und/oder dem Mitarbeiter beim Amt im Vorfeld getroffen werden.
Neben den Dokumenten selbst spielt auch die Art bzw. Herkunft der Beglaubigung eine Rolle. Firmenunterlagen können von einem irischen Notar beglaubigt werden ODER vom irischen Handelsregister, dem Companies Registration Office. Abhängig vom Kontext gibt es bei Gerichten und Ämter unterschiedliche Rechtsauffassungen im Hinblick auf die Frage, wer ein Dokument beglaubigen darf bzw. muss.
Falls die Beglaubigung durch einen irischen Notar durchgeführt werden soll, ist auch der genaue Wortlaut der Erklärung des irischen Notars im Vorfeld abzuklären.
Die Beglaubigung muss dann in der Regel mit einer Apostille versehen sein.
In Erfahrung bringen müssten Sie auch, ob zu den Dokumenten eine beglaubigte, deutsche Übersetzung von einem beeidigtem Übersetzer erforderlich ist.
Für eine Bestellung benötigen wir von Ihnen deshalb insgesamt die folgenden Informationen: