Im Zusammenhang mit der Gründung einer Limited Company und der Anmeldung einer Zweigniederlassung außerhalb Irlands ist permanent die Rede von Beglaubigungen und Notaren. Doch wer beglaubigt eigentlich was genau - und vor allem wozu überhaupt?
Da einfache Firmenunterlagen nicht fälschungssicher sind und theoretisch damit auch die Existenz einer erfundenen Micky-Mouse-Firma vorgegaukelt werden kann, verlangen Behörden und Banken außerhalb Irlands offiziell bestätigte Unterlagen, weil man sich darauf verlassen können möchte, dass die Angaben in den Firmenunterlagen auch stimmen.
Bestätigen kann diese Angaben entweder ein irischer Notar oder auch das irische Handelsregister (Companies Registration Office) selbst . Beide verbürgen sich mit der Ausstellung eines beglaubigten Firmendokuments dafür, dass die Angaben auf diesem Dokument mit dem beim CRO hinterlegten bzw. registrierten Angaben übereinstimmen.
Die Beglaubigung durch das CRO wird in der Regel bevorzugt, wenn nur ein bestimmtes Dokument beglaubigt werden soll. Sollen mehrere Dokumente auf einmal beglaubigt werden, so lassen wir die Beglaubigung von einem Notar erstellen, was den Vorteil hat, dass dieser mehrere Dokumente als Bündel beglaubigen kann, was das CRO in dieser Form nicht anbietet.
Da auch die Beglaubigung eines irischen Notars oder die des CRO keineswegs fälschungssicher ist und in Deutschland/Österreich/der Schweiz deshalb nicht rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung - nicht etwa die Firmenunterlagen, denn diese sind ja schon beglaubigt - noch einmal bestätigt werden, was mit einer Überbeglaubigung durch das Department of Foreign Affairs and Trade bewerkstelligt wird.
Das bedeutet, dass das Department of Foreign Affairs and Trade die Beglaubigung des irischen Notars bzw. des CRO überprüft und dann mit einer sogenannten Apostille (viereckiger Aufkleber auf der Rückseite) bestätigt, dass diese Beglaubigung echt ist. Erst damit wird die Beglaubigung des irischen Notars bzw. des irischen Handelsregisters auch in Deutschland bzw. Österreich rechtsverbindlich.
Ebenfalls nicht fälschungssicher sind Übersetzungen, da Beamte oder auch Bankangestellte in der Regel nicht die Güteklasse einer deutschen Übersetzung aus dem Englischen beurteilen können und die deutsche Übersetzung theoretisch auch einen völlig anderen Inhalt haben kann als das englische Original.
Zumindest für gerichtliche Zwecke - , zu denen auch eine Handelsregister- bzw. Firmenbucheintragung zählt - ist eine beglaubigte, deutsche Übersetzung vorgeschrieben. Das bedeutet, dass ein bei Gerichten zugelassener und beeidigter Übersetzer bestätigen muss, dass die deutsche Fassung inhaltlich mit dem englischen Original übereinstimmt.
Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird deshalb oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine eigene - oder auch eine fremde - Übersetzung. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument, was ein Übersetzer nicht bestätigen kann.
Soll in Deutschland eine Zweigniederlassung oder eine Ltd. & Co KG eingetragen werden, so muss das über einen Notar vor Ort abgewickelt werden, der die Unterschrift(en) auf dem Eintragungsantrag bestätigt. Der Notar vor Ort beglaubigt also weder die Firmenunterlagen noch die Übersetzung, denn beides ist ja bereits beglaubigt.