Werden beglaubigte, irische Firmendokumente im Ausland verwendet - womit in diesem Zusammenhang alle Länder außer Irland gemeint sind -, so muss die Beglaubigung dieser Firmendokumente durch das Department of Foreign Affairs and Trade (Ministerium für auswärtige Angelegenheiten und internationalen Handel) bestätigt werden, damit die beglaubigten Unterlagen auch außerhalb von Irlands rechtsverbindlich sind und dort anerkannt werden.
Bei Ländern, die das Haager Übereinkommen Nummer 12 „zur Befreiung ausländischer, öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ unterzeichnet haben, zu denen auch Irland und Deutschland gehören, erfolgt diese Überbeglaubigung durch eine sogenannte Apostille.
Eine solche Apostille bestätigt, dass es sich bei der Beglaubigung der Firmendokumente um eine echte Beglaubigung handelt – entweder von einem irischen Notar oder vom Companies Registration Office – und nicht etwa um eine in mühevoller Heimarbeit selbst gebastelte Fälschung.
Eine Apostille ist deshalb nicht, wie häufig angenommen, ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille bestätigt die Echtheit von Beglaubigungen auf Firmendokumenten für die Verwendung im Ausland. Eine Apostille kann deshalb nicht auf unbeglaubigten Firmendokumenten angebracht werden, da die Apostille nicht die Dokumente als solche bestätigt, sondern nur die Echtheit der Beglaubigung dieser Unterlagen – daher auch der Ausdruck Überbeglaubigung.
Eine Apostille ist für amtliche und gerichtliche Zwecke zwingend vorgeschrieben.