Geschäftsbriefe

Kapitalgesellschaften müssen in Deutschland etwa gemaß § 35a GmbH-Gesetz bzw. § 80 Aktiengesetz auf ihrem Firmenbriefpapier die folgenden Angaben machen:

• genauer Firmenname inklusive Rechtsform
  
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
• alle Geschäftsführer bzw. alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Zunamen

Die Regelungen sehen dabei vor, dass diese Angaben “auf allen Geschäftsbriefen gleichviel, welcher Form” zu finden sein müssen, was Faxe und auch Emails mit einschließt. Nicht als Geschäftsbriefe gelten “der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen oder Büros, Werbeschriften und Vordrucke wie etwa Lieferscheine”.

So richtig durchgesetzt hat sich diese Regelung für Emails in Deutschland bislang allerdings allenfalls bei größeren Unternehmen und Konzernen, was nicht zuletzt daran liegt, dass nur die Registergerichte selbst durch ein auferlegtes Zwangsgeld Firmen anhalten können, diese Vorschriften auch einzuhalten – was in der Praxis so gut wie nie vorkommt, weil Registergerichte schlichtweg besseres zu tun haben, als sich ständig als Geschäftsbriefe-Polizei zu betätigen.

Abmahnungen über das Wettbewerbsrecht sind bei Geschäftsbriefen aber eher schwer zu führen.

In den USA gibt es keinerlei Vorschriften dazu, wie ein Geschäftsbrief inhaltlich auszusehen hat, sodass man einfach das einfügt, was zweckmäßig ist und sinnvoll erscheint:

• genauer Firmenname inklusive Rechtsform
• Firmenanschrift
• Email & Telefon
• Webadresse

Weitere Angaben können natürlich gemacht werden, sind aber eher unüblich, können aber – speziell, wenn die Korrespondenz in deutschsprachige Länder geht – vertrauensstiftend wirken, sodass über die Angaben auf dem Briefpapier schlussendlich auch entscheidet, an wen die Schreiben hauptsächlich gerichtet sind.

Rechnungen

Auch was Rechnungen anbetrifft, hat der Gesetzgeber speziell in Deutschland sehr genaue Vorstellung, was allerdings nicht im Gesellschaftsrecht, sondern im Steuerrecht und dort im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) verankert ist. Werden diese missachtet, so kann der Rechnungsempfänger unter Umständen keine Vorsteuer abziehen.

In Rechnungen aufgeführt sein müssen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Auch in diesem Fall gilt in den USA: Es gibt keine derartigen Vorschriften, was schon alleine daran liegt, dass es das System der Umsatzsteuer (Value Added Tax) nicht gibt und dementsprechend auch kein Umsatzsteuergesetz.

Da mit der Rechnung in der Regel ein Kauf-, Werk oder Dienstvertrag einhergeht, sollten auf der Rechnung aber in jedem Fall der Rechnungssteller als auch der Empfänger aufgeführt werden, sowie eine genaue Beschreibung der Leistung bzw. die genaue Art und Menge der Produkte sowie der Endpreis und die Währung und ggf. noch ein Liefertermin und ein Zahlungsziel.

Ansonsten gilt ebenfalls: Es können weitere Angaben gemacht werden, insbesondere wenn der Rechnungsempfänger das so wünscht. Gesetzlich notwendig sind weitere Angaben jedoch nicht.

Werden Rechnungen in deutschsprachige Länder gestellt, empfiehlt es sich unter Umständen eine Rechnung mit weiteren Angaben zu bestücken, damit diese für den Rezipienten “amtlicher” aussieht, was insbesondere zu empfehlen ist, wenn die Kunden die Rechnung vorab bezahlen sollen.

Impressum

Wie schon zu vermuten war: Auch zum Thema Impressum gibt es in den USA keinerlei Vorschriften. Es gibt den Begriff “Impressum” schlichtweg nicht und es war jahrelang in den USA absolut nichts Ungewöhnliches, auf einer Webseite überhaupt keine Angaben über die Betreiber zu finden, was sich inzwischen etwas geändert hat. Informationen über ein Unternehmen sind heute in der Regel im Footer der Webseite zu finden oder auf der Contact-Us-Seite.

In Deutschland müssen angeben werden:

• Name des Unternehmens
• genaue Rechtsform des Unternehmens
• postalische Anschrift
• Kontaktangaben (Email, Telefon)
• Angaben zum Vertretungsberechtigten (= Geschäftsführer) mit Vor- und Zunahmen
• Angabe des Handelsregisters und der Handelsregisternummer
• Angabe zur zuständigen Aufsichtsbehörde (bei genehmigungspflichten Tätigkeiten)
• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Wirtschaftsidentifikationsnummer

In den USA sind üblich: Name und Rechtsform des Unternehmens, Anschrift und Kontaktangaben. Auch hier gilt: Weitere Angaben sind nicht zwingend vorgeschrieben, können aber vertrauensstiftend wirken.